Najprostsze zawiadomienie odpowiada na pytania, kogo rodzina żegna, kiedy i gdzie odbędzie się uroczystość oraz jaki jest kontakt do organizatora w razie zmian. Nie każda rodzina chce ujawniać wiek, przyczynę śmierci, adres lub szczegóły życia prywatnego. Zakres danych powinien wynikać z woli osób uprawnionych do ich przekazania i z celu publikacji, a nie z ciekawości odbiorców.
W przypadku podobnych imion i nazwisk szczególne znaczenie ma potwierdzenie tożsamości. Nie wystarczy, że ktoś przesłał zdjęcie kartki z nieczytelnym podpisem. Redakcja powinna ustalić źródło informacji i upewnić się, że nie pomyliła osoby. Błędna data lub miejscowość może skierować ludzi na niewłaściwą uroczystość, dlatego elementy organizacyjne sprawdzamy dokładnie.
Jeśli termin nie jest jeszcze znany, lepiej to jasno napisać, niż podawać przypuszczenie. Po potwierdzeniu można dodać aktualizację z datą. Każdy materiał powinien być napisany spokojnym językiem. Sensacyjny tytuł nie jest odpowiedni dla wiadomości, która ma pomóc bliskim i sąsiadom pożegnać człowieka.
Warto ustalić także poprawną pisownię nazwiska i formę, w jakiej rodzina chce przedstawić osobę. Pseudonim znany znajomym może być ważny, ale nie powinien zastępować uzgodnionych danych. Przy osobie związanej z kilkoma miejscowościami podaj dokładnie, skąd wynika lokalny związek. Krótka, sprawdzona wiadomość jest bardziej pomocna niż długi tekst z niepewnymi szczegółami.